Gestão do tempo, pelo olhar do guru de tecnologia do Google

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Uma coisa que aprendi trabalhando com todo tipo de pessoa no Google é que a produtividade é uma habilidade que pode ser aprimorada. Fundamentalmente, trata-se de criar hábitos de trabalho que sejam positivos e realistas, possíveis de serem mantidos durante todo o ano, independentemente de você ser um executivo experiente ou alguém que está apenas começando sua carreira.

Como muitos de nós aprendemos nos últimos dois anos, ser produtivo pode ser mais complicado quando o inimaginável nos apanha de surpresa. Para ajudá-lo a gerenciar os imprevistos da vida, é muito importante ter algumas habilidades de produtividade essenciais nas quais se apoiar. Com isso em mente, separei quatro das minhas dicas favoritas de produtividade para você se inspirar neste ano que se inicia:

GESTÃO DO TEMPO PARA TAREFAS GRANDES E PEQUENAS

Todos nós já nos sentimos presos a um ciclo de procrastinação quando nos deparamos com uma tarefa muito grande, muito difícil ou muito demorada. Encarar determinadas tarefas de frente é assustador e pode provocar ansiedade. Então, em vez de encará-las, deixamos elas para depois e nos concentramos em outras pendências menos urgentes. À medida que o prazo se aproxima, ficamos ainda mais ansiosos, o que aumenta ainda mais a procrastinação.

Além da desvantagem óbvia de nos fazer perder prazos, a procrastinação também nos prejudica no nível pessoal, impedindo-nos de usar nosso tempo com eficiência. Uma maneira de evitar a procrastinação é identificando suas “horas de mais energia” — os blocos de tempo em que você costuma ser mais produtivo — e organizando suas tarefas mais cansativas para esse período do dia. Por exemplo, eu pessoalmente acho que sou mais produtiva de manhã, das 7h às 9h, antes que reuniões e e-mails comecem a exigir minha atenção. Se você produz nas suas “horas de mais energia”, você pode reservar seu tempo de inatividade para tarefas menores e mais mundanas ou para reuniões que exigem menos energia, como um café para conversar com um colega de trabalho.

Outra ótima maneira de economizar seu tempo é identificar as tarefas que você realiza com mais frequência e encontrar maneiras mais rápidas de realizá-las. Muitos de nós provavelmente gastamos muito tempo em nossas caixas de entrada ou em videochamadas. Aprender como otimizar essas tarefas diárias leva apenas alguns minutos, mas pode ajudar a economizar uma quantidade considerável de tempo a longo prazo.

PLANEJE AS SUAS PRIORIDADES

O gerenciamento do tempo é uma habilidade incrivelmente útil, mas manter o foco durante os momentos que você planejou é, sem dúvida, ainda mais importante. Podemos antecipar algumas distrações aceitando que elas acontecerão inevitavelmente e aprendendo como gerenciá-las. Dicas de foco, como manter apenas uma guia aberta e silenciar as notificações, podem fazer maravilhas para minimizar distrações e evitar a procrastinação. Também recomendo escrever sua lista de tarefas na noite anterior. Saber o que está por vir tornará a priorização de suas tarefas um processo muito mais fácil, e ter uma visão panorâmica pode ajudá-lo a estimar quanto tempo será necessário para cada item — tudo antes mesmo de começar o dia de trabalho.

O gerenciamento de foco também pode ajudá-lo a manter o controle das prioridades atuais. Afinal, dizer ‘sim’ para algo é sempre dizer ‘não’ para outra coisa. Sempre há uma troca. Por exemplo: confirmar presença em uma reunião à qual você não precisaria de fato comparecer significa dizer um não ao tempo de concentração naquele projeto que você precisa terminar. Verifique suas prioridades de vez em quando e tente equilibrar as tarefas diárias feitas pelo “você atual” com aquelas importantes para “você do futuro”.

ATUALIZE SUA LISTA DE TAREFAS

Pode parecer simples, mas a clássica lista de tarefas é uma das melhores maneiras de se manter organizado. Ao fazer sua lista de tarefas, você deve pensar nela como um mapa para guiá-lo ao longo do dia. No entanto, otimizar sua lista de tarefas para que ela se torne mais do que uma coleção de coisas que precisam ser feitas pode fazer maravilhas pela produtividade e pela saúde mental.

Como uma estrutura que serve de exemplo, criei um roteiro chamado Plano Diário, que recomendo a todos os meus colegas de trabalho, incluindo nossos executivos, e sugiro que o preencham na noite anterior para ajudá-los a organizar melhor o dia. Além das seções padrão para listar tarefas com base no tempo e urgência, esse Plano Diário inclui espaço para anotar momentos de gratidão e de atenção, já que pesquisas apontam que praticar ambas pode ajudá-lo a permanecer focado e colaborativo – além de ser necessário para evitar o esgotamento.

FAÇA A PRODUTIVIDADE TRABALHAR PARA VOCÊ

Todo mundo tem estilos de trabalho diferentes e entender o que funciona para você (e o que não funciona) o ajudará a encontrar os hábitos de produtividade adequados às suas necessidades. Por exemplo: as pessoas que preferem reescrever suas anotações manuscritas feitas durante reuniões podem não se beneficiar imediatamente com o aumento da velocidade de digitação, enquanto uma agenda de papel com listas feitas à mão pode não ser útil para pessoas que preferem fazer tudo eletronicamente.

Reserve algum tempo para refletir sobre os projetos em que você foi mais produtivo. No que você estava trabalhando e como você atingiu seus objetivos? Como você se manteve organizado e motivado? Você também deve refletir sobre os casos em que talvez não tenha sido tão produtivo ou tenha tido dificuldade em manter o foco e identificar se há padrões recorrentes.

Se você ainda não tem certeza de quais são as dicas que podem ser mais adequadas ou se ainda não sabe por onde começar, criei um guia de produtividade que cobre tudo, desde escrever e-mails e reuniões de equipe até o bem-estar no trabalho. Como você verá, existem muitas estratégias diferentes para se tornar mais produtivo, e nem todas as dicas terão o mesmo impacto em todos.

O ano passado certamente representou muitos desafios para trabalhadores e empregadores, mas também estamos diante de uma oportunidade única de mitigar alguns desses desafios adotando hábitos de trabalho mais produtivos e saudáveis ​​em 2022. Um pouco de atenção a cada dia para aumentar sua produtividade pode resultar em benefícios que durarão a vida toda.